Schvaľovanie má novú verziu s voliteľnými viacstupňovými schvaľovacími workflow. 🎉
Ak už Schvaľovanie používate – váš hlavný postup zostáva presne rovnaký. Nižšie je vysvetlené, čo sme pre vás zachovali a čo sa mierne zmenilo.
Ak ste v Schvaľovaní noví alebo ho ešte nepoužívate – prejdite rovno na sekciu Čo je nové a zistite, čo pre vás schvaľovacie workflow môžu urobiť.
Pre súčasných používateľov: bude moje súčasné nastavenie fungovať ďalej?
Áno. Vaše súčasné možnosti a nastavenia schvaľovania sa plynulo prenesú do Predvoleného procesu schvaľovania. Predvolený proces schvaľovania je vytvorený tak, aby váš priečinok fungoval ako doteraz – prenesie vaše súčasné nastavenia:
Všetci pozvaní do priečinka sa stanú schvaľovateľmi, takže dokumenty budú schvaľovať tí istí ľudia.
Režim uzamknutia, ak ho máte zapnutý, sa zachová (v starej verzii sa nazýval Uzamknutie úprav počas schvaľovania).
Automatické odoslanie na schválenie zostáva nastavením priečinka a Automatický export po schválení pre kontakt funguje ďalej.
Predvolený proces schvaľovania môžete nechať presne tak, ako je. Otvorte ho len vtedy, ak neskôr budete chcieť spravovať schvaľovateľov.
👉 Budú môcť dokumenty schvaľovať aj naďalej tí istí ľudia?
Áno. Ľudia pozvaní do priečinka budú automaticky pridaní ako schvaľovatelia v Predvolenom procese schvaľovania, takže dokumenty budú schvaľovať tí istí ľudia ako doteraz – len je teraz jasnejšie, kto to je.
Niekoľko zmien, ktoré si všimnete
👉 Uvidíte, do ktorého schvaľovacieho procesu (workflow) dokument spadne
Toto je nové: keď dokument vstúpi do schvaľovania, Datamolino zobrazí schvaľovací proces, ktorý sa naň použil. Pre vaše priečinky to bude Predvolený proces schvaľovania, pokiaľ si nezvolíte iný. Predvolený proces schvaľovania obsahuje všetkých pozvaných používateľov, takže dokumenty môžu schvaľovať tí istí ľudia ako predtým.
👉 Export bez schvaľovania
Len pre správcov priečinka: Export do účtovného softvéru bez schvaľovania sa bude nazývať Preskočiť schvaľovanie a exportovať.
👉 „Vynútiť schválenie“ bolo odstránené
Slúžilo na to, aby ste už zamietnutý dokument poslali rovno ďalej do stavu Schválené a exportovali ho. V novej verzii už nie je. Ak teraz potrebujete dokument poslať ďalej, odošlite ho znova na schválenie. Správca priečinka môže navyše použiť Schváliť ako administrátor, kým dokument ešte čaká na schválenie (s krátkym dôvodom).
👉 Zamietnutie teraz vyžaduje dôvod
Keď dokument zamietnete, je nutné pridať krátku poznámku, čo je zle, aby ten, kto ho odoslal, vedel, čo opraviť.
👉 Odoslané dokumenty získajú tlačidlo „Ďalšie akcie“
Správca priečinka vidí:
Preradiť
Stiahnuť dokument
Nastavenia schvaľovania
Schváliť ako administrátor
Reštartovať schvaľovanie
Bežný používateľ vidí len Stiahnuť dokument.
👉 „Povoliť vlastné schválenie“ sa stáva nastavením, ktoré je predvolene zapnuté
Predvolene môžete schváliť dokument, ktorý ste sami odoslali, presne ako dnes. Ak je toto nastavenie v schvaľovacom workflow vypnuté, tlačidlá Schváliť a Zamietnuť sa pri vlastnom dokumente nezobrazia a dokument musí schváliť niekto iný.
👉 Úpravy po schválení dokumentu
Keď je dokument schválený, nie je ho možné ďalej upravovať – v žiadnom workflow, bez ohľadu na Režim uzamknutia. (Predtým, ak ste mali vypnuté Zamknúť úpravy počas schvaľovania, mohli ste dokument zmeniť aj po schválení.) Schválenie teraz dokument finalizuje, takže každý môže dôverovať tomu, že schválený dokument je dohodnutou verziou.
✨ Tip: Ak zvyčajne kontrolujete alebo upravujete dokument ako posledný krok po jeho „schválení", zabudujte tento krok do svojho workflow. Pridajte na koniec workflow fázu určenú na túto kontrolu alebo úpravu a prideľte jej potrebné oprávnenie na úpravy. Úpravy tak prebehnú pred uzamknutím dokumentu – a zachováte čisté, finálne schválenie.
Čo je nové - Schvaľovacie workflow
👉 Prečo používať schvaľovacie workflow?
Schvaľovacie workflow vám umožnia zabezpečiť, aby správni ľudia schválili dokument pred jeho exportom. Nastavíte podmienky, pridáte schvaľovacie fázy a vyberiete, kto schvaľuje v každej z nich. Nič sa neexportuje bez toho, aby dokument najprv skontroloval schvaľovateľ. Tu je, čo si môžete nastaviť:
Schvaľovacie podmienky – napr. suma, dodávateľ alebo mena – ktoré určujú, kedy sa proces použije.
Viacero schvaľovacích fáz, ktoré prebiehajú v poradí, každá s vlastnými schvaľovateľmi.
Čo môže každý schvaľovateľ upraviť na dokumente vo svojej fáze.
Možnosť Preradiť – administrátori priečinka môžu odovzdať dokument na schválenie inej osobe.
Nová rola prístupu Len Schvaľovateľ – umožňuje osobe vidieť a schvaľovať len dokumenty, ktoré sú jej pridelené.
Často kladené otázky
Musím niečo urobiť pri spustení novej verzie, ak už Schvaľovanie používam?
Nie. Vaše schvaľovanie bude fungovať ako doteraz a nové viacstupňové možnosti sú tu len vtedy, ak ich budete chcieť použiť.
Môžem dokument po schválení stále upravovať?
Nie. Keď je dokument schválený, je uzamknutý a nie je ho možné ďalej upravovať – v žiadnom workflow, bez ohľadu na Režim uzamknutia. Predtým, ak bolo „Zamknúť úpravy počas schvaľovania" vypnuté, mohli ste dokument po schválení zmeniť; so schvaľovacími workflow to už nie je možné. Ak potrebujete záverečný krok na kontrolu alebo úpravu, pridajte ho ako fázu na koniec workflow – úpravy tak prebehnú pred úplným schválením dokumentu.
Čo sa stalo s fukciou „Vynútiť schválenie“?
„Vynútiť schválenie“ umožňovalo poslať už zamietnutý dokument rovno ďalej a exportovať ho v naliehavých prípadoch. Bolo odstránené. Teraz dokument odošlete znova na schválenie, aby prešiel schvaľovaním nanovo. Samostatne môže správca priečinka použiť Schváliť ako administrátor, kým dokument ešte čaká na schválenie (s dôvodom).
Budú môcť dokumenty schvaľovať tí istí ľudia, ak už Schvaľovanie používam?
Áno. Všetci pozvaní do priečinka budú pridaní ako schvaľovatelia v Predvolenom procese schvaľovania, takže dokumenty budú schvaľovať tí istí ľudia ako doteraz.
Kto môže nastaviť schvaľovacie workflow?
Správcovia priečinka. Používatelia môžu odosielať dokumenty a schvaľovať alebo zamietať, keď sú priradenými schvaľovateľmi. Používatelia s rolou Len Schvaľovateľ môžu len schvaľovať alebo zamietať dokumenty, ktoré im boli pridelené.
Môžu rôzne dokumenty ísť k rôznym schvaľovateľom?
Áno. V jednom priečinku môžete vytvoriť viac procesov a nastaviť podmienky – suma, dodávateľ alebo mena – ktoré určia, ktorý sa použije. Workflow sa kontrolujú zhora nadol a použije sa prvý, ktorý vyhovuje.
Môže niekto schváliť dokument, ktorý sám odoslal?
Závisí to od nastavenia Povoliť vlastné schválenie v predvolenom procese. Ak je zapnuté, odosielateľ, ktorý je zároveň schvaľovateľom, môže schváliť vlastný dokument. Ak je vypnuté, musí ho schváliť niekto iný.
Budem upozornený, keď dokument potrebuje moje schválenie?
V tejto verzii nie. Dokumenty, ktoré čakajú na vaše schválenie, uvidíte po prihlásení do Datamolina v sekcii Schvaľovanie, kde zoznam Čakajúce na schválenie zobrazuje dokumenty čakajúce na vaše rozhodnutie. Upozornenia plánujeme pridať v budúcej aktualizácii.
Máte otázky alebo návrhy? Napíšte nám na support@datamolino.com. Sme tu na to, aby Datamolino fungovalo čo najlepšie pre vás!