Schvaľovanie má novú verziu s voliteľnými viacstupňovými schvaľovacími workflow. 🎉
Ak už Schvaľovanie používate – váš hlavný postup zostáva presne rovnaký. Nižšie je vysvetlené, čo sme pre vás zachovali a čo sa mierne zmenilo.
Ak ste v Schvaľovaní noví alebo ho ešte nepoužívate – prejdite rovno na sekciu Čo je nové a zistite, čo pre vás schvaľovacie workflow môžu urobiť.
Pre súčasných používateľov: bude moje súčasné nastavenie fungovať ďalej?
Áno. Vaše súčasné možnosti a nastavenia schvaľovania sa plynulo prenesú do Predvoleného schvaľovacieho workflow. Predvolený schvaľovací workflow je vytvorený tak, aby vaša agenda fungovala ako doteraz – prenesie vaše súčasné nastavenia:
Všetci pozvaní do agendy sa stanú schvaľovateľmi, takže doklady budú schvaľovať tí istí ľudia.
Režim uzamknutia, ak ho máte zapnutý, sa zachová (v starej verzii sa nazýval Uzamknutie úprav počas schvaľovania).
Automatické odoslanie na schválenie zostáva nastavením agendy a zapína sa v Nastaveniach schvaľovania.
Dôveryhodné kontakty – automatické schválenie dokladov od vybraného kontaktu – fungujú ďalej.
Predvolený schvaľovací workflow môžete nechať presne tak, ako je. Otvorte ho len vtedy, ak neskôr budete chcieť spravovať schvaľovateľov.
👉 Budú môcť doklady schvaľovať aj naďalej tí istí ľudia?
Áno. Ľudia pozvaní do agendy budú automaticky pridaní ako schvaľovatelia v Predvolenom schvaľovacom workflow, takže doklady budú schvaľovať tí istí ľudia ako doteraz – len je teraz jasnejšie, kto to je.
Niekoľko zmien, ktoré si všimnete
👉 Uvidíte, do ktorého schvaľovacieho workflow doklad spadne
Toto je nové: keď doklad vstúpi do schvaľovania, Datamolino zobrazí schvaľovací workflow, ktorý sa naň použil. Pre vaše agendy to bude Predvolený schvaľovací workflow, pokiaľ si nezvolíte iný. Predvolený schvaľovací workflow obsahuje všetkých pozvaných používateľov, takže doklady môžu schvaľovať tí istí ľudia ako predtým.
👉 Export bez schvaľovania
Administrátor: export do účtovného softvéru bez schvaľovania sa volá Preskočiť schvaľovanie a exportovať.
Používateľ: bez schválenia nemôže exportovať do účtovného softvéru, môže len exportovať do súboru.
👉 „Vynútiť schválenie“ bolo odstránené
Slúžilo na to, aby ste už zamietnutý doklad poslali rovno ďalej do stavu Schválené a exportovali ho. V novej verzii už nie je. Ak teraz potrebujete doklad poslať ďalej, odošlite ho znova na schválenie. Administrátor môže navyše použiť Schváliť ako administrátor, kým doklad ešte čaká na schválenie (s krátkym dôvodom).
👉 Zamietnutie teraz vyžaduje dôvod
Keď doklad zamietnete, je nutné pridať krátku poznámku, čo je zle, aby ten, kto ho odoslal, vedel, čo opraviť.
👉 Odoslané doklady získajú tlačidlo „Ďalšie akcie“
Administrátor vidí:
Preradiť
Stiahnuť dokument
Nastavenia schvaľovania
Schváliť ako administrátor
Reštartovať schvaľovanie
Používateľ vidí len Stiahnuť dokument.
👉 „Povoliť vlastné schválenie“ sa stáva nastavením, ktoré je predvolene zapnuté
Predvolene môžete schváliť doklad, ktorý ste sami odoslali, presne ako dnes. Ak je toto nastavenie v schvaľovacom workflow vypnuté, tlačidlá Schváliť a Zamietnuť sa pri vlastnom doklade nezobrazia a doklad musí schváliť niekto iný.
👉 Úpravy po schválení dokladu
Predvolene platí, že schválený doklad už nie je možné upravovať – v žiadnom workflow, bez ohľadu na Režim uzamknutia. (Predtým, ak ste mali vypnuté Uzamknutie úprav počas schvaľovania, mohli ste doklad zmeniť aj po schválení.)
Ak potrebujete, aby doklady ostali upraviteľné aj po schválení, zapnite pre daný workflow nastavenie Ponechať dokumenty upraviteľné. Upravovať ich potom môžu používatelia s prístupom Administrátor a Používateľ. Používatelia s prístupom Len schvaľovateľ môžu doklad upravovať len počas schvaľovania.
✨ Tip: Ak zvyčajne kontrolujete alebo upravujete doklad ako posledný krok, máte dve možnosti: zapnúť Ponechať dokumenty upraviteľné, alebo pridať na koniec workflow fázu určenú na túto kontrolu a prideliť jej potrebné oprávnenie na úpravy.
Čo je nové – Schvaľovacie workflow
👉 Prečo používať schvaľovacie workflow?
Schvaľovacie workflow vám umožnia zabezpečiť, aby správni ľudia schválili doklad pred jeho exportom. Nastavíte podmienky, pridáte schvaľovacie fázy a vyberiete, kto schvaľuje v každej z nich. Nič sa neexportuje bez toho, aby doklad najprv skontroloval schvaľovateľ. Tu je, čo si môžete nastaviť:
Schvaľovacie podmienky – napr. celková suma, dodávateľ, mena, účet alebo daňový kód – ktoré určujú, kedy sa workflow použije.
Viacero schvaľovacích fáz, ktoré prebiehajú v poradí, každá s vlastnými schvaľovateľmi.
Čo môže každý schvaľovateľ upraviť na doklade vo svojej fáze.
Možnosť Preradiť – administrátori môžu odovzdať doklad na schválenie inej osobe.
Nová rola prístupu Len schvaľovateľ – umožňuje osobe vidieť a schvaľovať len doklady, ktoré sú jej pridelené.
Dôveryhodné kontakty – doklady od vybraných kontaktov sa schvália automaticky.
Zástupcovia – počas dovolenky za schvaľovateľa schvaľuje jeho zástupca.
E-mailové upozornenia a pripomienka ku koncu mesiaca.
Záznam kontroly – kto a kedy rozhodol, aj ako PDF.
Schvaľovanie v mobilnej aplikácii pre iOS aj Android. Rozhranie aplikácie je zatiaľ v angličtine.
Často kladené otázky
👉 Musím niečo urobiť pri spustení novej verzie, ak už Schvaľovanie používam?
Nie. Vaše schvaľovanie bude fungovať ako doteraz a nové viacstupňové možnosti sú tu len vtedy, ak ich budete chcieť použiť.
👉 Môžem doklad po schválení stále upravovať?
Len ak je pre workflow daného dokladu zapnuté nastavenie Ponechať dokumenty upraviteľné a máte prístup Administrátor alebo Používateľ. Bez neho je schválený doklad uzamknutý a nie je ho možné ďalej upravovať – v žiadnom workflow, bez ohľadu na Režim uzamknutia.
👉 Čo sa stalo s funkciou „Vynútiť schválenie“?
„Vynútiť schválenie“ umožňovalo poslať už zamietnutý doklad rovno ďalej a exportovať ho v naliehavých prípadoch. Bolo odstránené. Teraz doklad odošlete znova na schválenie, aby prešiel schvaľovaním nanovo. Samostatne môže administrátor použiť Schváliť ako administrátor, kým doklad ešte čaká na schválenie (s dôvodom).
👉 Budú môcť doklady schvaľovať tí istí ľudia, ak už Schvaľovanie používam?
Áno. Všetci pozvaní do agendy budú pridaní ako schvaľovatelia v Predvolenom schvaľovacom workflow, takže doklady budú schvaľovať tí istí ľudia ako doteraz.
👉 Kto môže nastaviť schvaľovacie workflow?
Administrátori. Používatelia môžu odosielať doklady a schvaľovať alebo zamietať, keď sú priradenými schvaľovateľmi. Používatelia s rolou Len schvaľovateľ môžu len schvaľovať alebo zamietať doklady, ktoré im boli pridelené.
👉 Môžu rôzne doklady ísť k rôznym schvaľovateľom?
Áno. V jednej agende môžete vytvoriť viac workflow a nastaviť podmienky – napr. celkovú sumu, dodávateľa, menu, účet alebo daňový kód – ktoré určia, ktorý workflow sa použije. Ak workflow obsahuje viac podmienok, doklad musí spĺňať všetky naraz. Workflow sa vyhodnocujú zhora nadol a použije sa prvý, ktorému doklad zodpovedá.
👉 Môže niekto schváliť doklad, ktorý sám odoslal?
Závisí to od nastavenia Povoliť vlastné schválenie v danom workflow (predvolene je zapnuté). Ak je zapnuté, odosielateľ, ktorý je zároveň schvaľovateľom, môže schváliť vlastný doklad. Ak je vypnuté, musí ho schváliť niekto iný.
👉 Budem upozornený, keď doklad potrebuje moje schválenie?
Áno, ak si upozornenia nastavíte v Používateľský profil → Notifikácie. V sekcii Schvaľovanie si pre každý typ e-mailu zvolíte Okamžite, Súhrn alebo Vypnuté:
Dokumenty čakajúce na vaše schválenie
Zamietnuté dokumenty, ktoré ste odoslali
Schválené dokumenty, ktoré ste odoslali
Ak zvolíte Súhrn, v časti Rozvrh súhrnu si nastavíte dni, čas a časové pásmo, kedy vám súhrnný e-mail príde.
Ak ste schvaľovanie používali už pred spustením notifikácií, máte ich predvolene vypnuté a musíte si ich zapnúť sami.
Okrem toho môže administrátor agendy nastaviť Pripomienku konca mesiaca – e-mail so zoznamom dokladov, ktoré ešte čakajú na schválenie.
Máte otázky alebo návrhy? Napíšte nám na support@datamolino.com. Sme tu na to, aby Datamolino fungovalo čo najlepšie pre vás!