Všetky doklady idú do jednej agendy a pravidlá určia, kto ich schvaľuje. Platí to aj pre e-faktúry z Peppolu. Schválenie nespúšťa platbu.
Čo schvaľovanie vie už dnes
roly v agende: Administrátor, Používateľ, Len schvaľovateľ,
workflow s podmienkami a fázami, aj od určitej sumy,
práva na úpravu pre schvaľovateľov,
dôveryhodné kontakty a zástupcov počas dovolenky,
e-mailové upozornenia a pripomienku ku koncu mesiaca,
záznam kontroly, aj ako PDF,
schvaľovanie v mobilnej aplikácii pre iOS aj Android (krok 8).
Postup nižšie je rozdelený podľa toho, kto ho robí: administrátor, účtovník alebo používateľ, schvaľovateľ.
1. Administrátor: určite roly
V nastaveniach agendy otvorte Používatelia.
Kolegu pozvete e-mailom a vyberiete mu rolu: Administrátor, Používateľ alebo Len schvaľovateľ.
S rolou Len schvaľovateľ človek vidí iba doklady, ktoré čakajú na jeho schválenie.
💡 Dobré vedieť: V príklade je Lucia administrátorka, Jana (vedúca prevádzky) a Peter (konateľ) sú schvaľovatelia.
2. Administrátor: zapnite schvaľovanie
V nastaveniach agendy otvorte Nastavenia schvaľovania.
Zapnite Schválenie faktúr a kliknite na Uložiť.
💡 Dobré vedieť: Tu môžete zapnúť aj automatické odoslanie na schválenie a pripomienku ku koncu mesiaca.
3. Administrátor: vytvorte workflow
Otvorte Schvaľovacie workflow a kliknite na Pridať workflow.
Pomenujte ho, napríklad Servis prevádzok.
Kliknite na Pridať podmienku, vyberte Dodávateľ a nájdite dodávateľa, napríklad ServisPartner, s. r. o.
💡 Dobré vedieť: Podmienkou môže byť aj celková suma, mena, účet alebo daňový kód. Ak ich pridáte viac, platiť musia všetky naraz.
4. Administrátor: nastavte fázy a schvaľovateľov
Vo fáze A kliknite na Pridať schvaľovateľov a vyberte Janu. Pri Platí keď nechajte Vždy.
Kliknite na Pridať fázu. Vo fáze B vyberte Petra, zvoľte Od sumy a zadajte 5 000.
Pri Môže upraviť určíte, či schvaľovatelia iba kontrolujú, alebo môžu meniť vybrané polia či celý doklad.
Workflow zapnite prepínačom pri názve. Uloží sa.
💡 Dobré vedieť: Pri viacerých ľuďoch vo fáze vyberiete Ktorýkoľvek z nich alebo Všetci z nich. Workflow sa vyhodnocujú zhora nadol, konkrétne dajte vyššie. Čo nezodpovedá žiadnemu, ide cez predvolený workflow.
5. Účtovník alebo používateľ: odošlite na schválenie
Všetky doklady sú v Prijatých faktúrach: e-faktúry z Peppolu, e-maily, nahraté súbory aj bločky z mobilu.
V detaile dokladu vidíte, ktorým workflow pôjde, a kliknete na Odoslať na schválenie.
💡 Dobré vedieť: Faktúra za 1 845 € pôjde len Jane. Faktúra za 7 380 € pôjde najprv Jane a potom Petrovi, lebo fáza B platí od 5 000 €.
6. Schvaľovateľ: skontrolujte a rozhodnite
Otvorte Schvaľovanie. Vidíte len doklady, ktoré čakajú na vás.
Skontrolujte údaje a PDF faktúry. Kliknite na Schváliť alebo Zamietnuť.
Pri zamietnutí napíšte dôvod. Doklad sa vráti na opravu.
💡 Dobré vedieť: Schválenie potvrdzuje kontrolu dokladu. Platbu nespúšťa.
7. Každý: pozrite si záznam kontroly
Po schválení všetkými fázami je doklad v stave Schválené.
V záložke Záznam kontroly je vidieť, kto a kedy rozhodol.
Schválené doklady exportujete do súboru ako doteraz.
💡 Dobré vedieť: Záznam o schválení si môžete nechať vytvárať aj ako PDF.
8. Schvaľovateľ: schvaľujte aj v mobile
V mobilnej aplikácii Datamolino pre iOS alebo Android otvorte Approvals. Vidíte faktúry, ktoré čakajú na schválenie.
Ťuknite na faktúru, skontrolujte údaje a dokument a ťuknite na Review approval.
Faktúru schválite alebo zamietnete s dôvodom. Pod Approved potom nájdete schválené doklady.
💡 Dobré vedieť: Aplikácia používa rovnaké pravidlá ako web. Jej rozhranie je zatiaľ v angličtine.
Ak potrebujete pomoc, napíšte nám na support@datamolino.com.