Sumár vo videu:
1. Ako vypnúť / zapnúť schvaľovanie
Schvaľovanie faktúr môžete zapnúť alebo vypnúť v nastaveniach priečinka.
Po aktivácii sa priečinok zobrazí v module Schvaľovania a dokumenty z tohto priečinka je možné odoslať na schválenie.
Ak je schvaľovanie vypnuté, faktúry budú nasledovať obvyklý proces vyťažovanie → export.
Zapnutie / vypnutie schvaľovania: Menu priečinka -> Účtovníctvo a automatizácia
-> Schválené -> Schválenie faktúry
2. Ako funguje proces schvaľovania
Základný proces schvaľovania funguje nasledovne:
Krok 1: Nahratie a vyťaženie dokumentov
Nahrajte alebo prepošlite faktúry ako zvyčajne (e-mailom, cez web alebo mobilnú aplikáciu).
Datamolino extrahuje údaje a pripraví dokumenty na ďalší krok.
Krok 2: Kontrola a úprava
Skontrolujte a upravte faktúry na karte Pripravené.
Krok 3: Odoslanie na schválenie alebo priamy export
Kliknite na Odoslať na schválenie, ak faktúra vyžaduje schválenie.
Kliknite na Exportovať do súboru, ak schválenie nie je potrebné.
Po odoslaní na schválenie sa faktúra stane needitovateľná v module Dokumenty a presunie sa do Schvaľovania → Čaká na schválenie.
Môžete ju otvoriť priamo z priečinka pomocou Zobraziť v Schvaľovaniach
Poznámka: Dokument nemožno upravovať po odoslaní na schválenie.
Ak potrebujete vykonať zmeny, musíte buď Resetovať schválovanie v Dokumentoch, alebo počkať, kým bude faktúra zamietnutá.
Krok 4: Schváliť alebo zamietnuť
Schvaľovatelia kontrolujú faktúry v module Schvaľovania. Môžu:
Schváliť – faktúra sa presunie do Schválené → Čaká na export.
Zamietnuť – faktúra sa zobrazí v Zamietnuté (a v Dokumentoch ako Potrebné skontrolovať).
Krok 5: Export
Po schválení možno faktúry exportovať do súboru zo zobrazenia v dokumentoch.
3. Ak používate Datamolino iba na schvaľovanie dokumentov
Na kontrolu faktúr prepnite na modul Schvaľovania pomocou hornej navigačnej lišty.
Tu nájdete všetky dokumenty, ktoré čakajú na schválenie.
V module Schvaľovania sú tri sekcie:
Čaká na schválenie – dokumenty, ktoré je potrebné skontrolovať a schváliť alebo zamietnuť.
Schválené → Čaká na export – faktúry, ktoré už boli schválené a sú pripravené na export.
Zamietnuté – faktúry, ktoré boli vrátené na opravu.
4. Hromadné akcie
Ak pracujete s viacerými faktúrami naraz, môžete ich hromadne odoslať, schváliť alebo zamietnuť:
V Dokumentoch vyberte viacero faktúr a kliknite Odoslať na schválenie.
V Schvaľovaní vyberte viac faktúr a zvoľte Schváliť alebo Zamietnuť.
Po schválení môžete dokumenty exportovať hromadne alebo jednotlivo.
Zo zobrazenia v Schváleniach:
Zo zobrazenia v Dokumentoch:
